Saltar al contenido

RUT en Colombia: 5 datos que debes saber

noviembre 14, 2020

El registro único tributario o RUT, es un sistema que se utiliza para identificar, clasificar y ubicar tanto personas como organismos acreedores de una figura contribuyente que declaren el impuesto sobre la renta.

También abarca a los no contribuyentes que declaren ingresos y patrimonio, los funcionarios retenedores, importadores, exportadores y demás entes con obligaciones administrativas ante la dirección de impuestos y aduanas nacionales.

Cuando ya se tiene la idea de comenzar una actividad económica, se debe realizar la inscripción en el RUT, teniendo en cuenta que para realizar este proceso no necesariamente se debe contar con una cuenta bancaria.

Este registro tendrá una vigencia indefinida por lo cual no debe exigirse su renovación. También existen otros cinco datos interesantes que deben conocerse y que se presentan a continuación.

1. ¿Dónde se puede obtener el RUT? (personas naturales)

Para generar por primera vez el RUT, se debe acceder a la página web de la DIAN o Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. En Servicios a la Ciudadanía se encuentra un listado de procesos entre los cuales está el de Servicios Tributarios y por consiguiente la opción “RUT – Definir tipo de inscripción”.

Al pulsar en ese ítem aparecerá una ventana donde se deberá cliquear en “Usuarios Nuevos” y de allí se procede a llenar, con la información del interesado, la planilla que se presenta. Una vez realizado este paso, el sistema arroja un código que se utiliza al final para poder generar el RUT.

2. Consultar y descargar el RUT por cédula (personas naturales y jurídicas)

Se puede hacer de dos formas, por medio de los puntos de control con asesores o a través de la página web. Para cualquiera de los dos casos debe tener a la mano el NIT o Número de identificación tributaria.

La manera más rápida de consultar el RUT es vía web. Solo basta con abrir el navegador y buscar la página de la DIAN. Una vez se esté ahí, se ubica el “portal transaccional” y se abre el menú. En “Servicios Aduaneros” se busca “consulta estado RUT” y al pulsar en esta opción la página abre otra ventana denominada MUISCA, donde debe se debe ingresar la información solicitada y esto permitirá luego realizar la consulta.

Otra forma de consultar el RUT por cedula es teniendo un usuario registrado. En este caso, el beneficio es que se podrá obtener una copia del RUT cada vez que se necesite. El usuario se registra entrando a la página web de la DIAN y una vez allí se ubica la sección “transacciones” y luego “servicios a su alcance”.

Cuando se abra la nueva ventana, se debe pulsar el botón “nuevo usuario” y luego se debe llenar una planilla con toda la información solicitada de la persona interesada. Al hacer esto, también se puede obtener una copia del RUT, ya que estando dentro del usuario, se puede escoger la opción “obtener copia RUT” y automáticamente se descarga una copia en la carpeta predeterminada del computador en uso.

3. ¿Cómo puede una persona jurídica registrar, consultar y descargar el RUT?

Aunque se necesita una serie e información preliminar, el procedimiento es muy sencillo.

Los documentos necesarios antes de iniciar son:

Cédula de ciudadanía vigente en original y fotocopia ampliada

Original y fotocopia ampliada del documento de identificación vigente de la persona jurídica,

Si existe un encargado de la persona jurídica, éste debe tener el poder original certificado que acredita la realizar trámites a nombre de la persona jurídica.

Una vez que se tienen todos los documentos, se solicita la cita entrando a la página web de la DIAN y se ubica la opción “sistema de agendamiento virtual de citas”. Estando allí, se pulsa en el botón “solicitar cita” y al salir la nueva página se ingresan todos los datos y se cliquea en “Solicitar”. Se generará un ticket que debe guardarse para ser presentado el día en que se haya asignado la cita.

El día de la cita, se debe asistir a la agencia de la DIAN de preferencia con todos los documentos archivados los originales en un sobre y las fotocopias en otro para hacer el trabajo más fácil cuando llegue el paso de la verificación.

El último paso es el registro en el sistema para poder obtener el RUT. En este caso, se entra al portal de la DIAN y se ubica y se pulsa la opción “RUT”. Una vez abierta la ventana se selecciona “usuario nuevo” y se ingresa el tipo de documento a utilizar así como la fecha de expedición del documento con formato año, mes, día.

4. Un extranjero no residente ¿debe inscribirse en el RUT?

Sí, esto es debido a que la función principal del RUT es identificar y dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de los contribuyentes así como el control de los compromisos que administra.

También porque al momento de sostener una relación comercial, económica o laboral, es necesaria la identificación de la actividad en curso.

El extranjero debe pagar siempre y cuando sea obligado a declarar renta o bien, que en Colombia haya tenido ingresos desde las 1400 UVT o más.

En este caso, se debe presentar la declaración de la renta por vía electrónica correspondiente al formulario 110

5. El RUT y los inversionistas extranjeros

Con el fin de velar por el cumplimiento de las obligaciones formales, los inversionistas extranjeros sin domicilio en Colombia deben inscribirse en el RUT y aunque anteriormente se pedía que los trámites abarcaran una serie de documentos tanto en original como en fotocopia que acreditará su existencia y que los documentos originales debieran estar en el idioma español con apostilla o legalización según el caso; lo cierto es que esto cambió debido al estado de emergencia económica, social y ecológica emitida en la Resolución 000040 de 2020.

Dicha resolución reza que la inscripción por medio de apoderado podrá hacerse presentando en copia simple, los documentos solicitados en los numerales 5 y 11 del artículo 1.6.1.2.11 perteneciente al decreto 1625 del año 2016.

También destaca que los documentos podrán ser entregados en su idioma original sin apostillarse o traducirse oficialmente y el plazo de entrega será de 60 días hábiles siguientes luego de levantarse la emergencia sanitaria.

En el caso de los agentes oficiosos, la inscripción deberá ser ratificada por el apoderado dentro de los 60 días hábiles a la fecha del levantamiento de la emergencia sanitaria.